Was das Handelsregister bedeutet

Zunächst einmal ist das Handelsregister ein öffentlich zugängliches länderspezifisches Verzeichnis. Darin befinden sich alle wichtigen Kerndaten zu den eingetragenen Kaufleuten bzw. zu Unternehmen, die primär eine kaufmännische Tätigkeit nachgehen. Die Eintragung ist je nach Rechtsform teilweise verbindlich, teilweise freiwillig. Sobald eine Firma in das Handelsregister eingetragen wurde, unterliegt sie den Regelungen des Handelsgesetzbuchs. Daher nutzen wir diesen Artikel, um dir die wichtigsten Informationen zur Eintragung und zur Speicherung der Unternehmens Daten vorzustellen.

Kriterien zur Beurteilung

Die Rechtsformen lassen sich sowohl in Kapitalgesellschaften als auch in Personengesellschaften einteilen. Bei den Kapitalgesellschaften sind die folgenden Rechtsformen zur Eintragung verpflichtete: Aktiengesellschaft, GmbH, UG und gGmbH. Bei den Personengesellschaften sind es die Offene Handelsgesellschaft und Kommanditgesellschaft. Eine Besonderheit besteht allerdings noch bei Kaufleuten die als Einzelunternehmer tätig sind. Sie gehören streng genommen zu keiner der Beiden genannten Kategorien, sind allerdings aufgrund ihres Tätigkeitsfeldes ebenfalls zur Registrierung gezwungen. Klar definiert wird der Kaufmann bzw. Kauffrau im §1 des Handelsgesetzbuch (HGB): “(1) Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuchs ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt. (2) Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, daß das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert.”

Manchmal ist es auch für ein Unternehmen nicht ganz trennscharf beurteilbar, ob eine kaufmännische Tätigkeit ausgeübt wird. Die finale Entscheidungsinstanz ist dann das Finanzamt, welches euch sogar diesbezüglich nötigen könnte, die Rechtsform nochmal zu wechseln. Einer solchen Aufforderung wäre dann stets Folge zu leisten, auch wenn es den Gründungsprozess nochmal verkompliziert bzw. umstrukturiert. Eine Missbilligung seitens der Gründer ist nicht möglich, wäre strafbar und würde gar zu einer kostenpflichtigen Zwangsregistrierung führen.

Vorab lässt sich im Gründungsprozess anhand der folgenden Punkte aber gut abschätzen, ob es einer Registrierung bedarf.

• Zum einen natürlich, wenn klar eine kaufmännische Tätigkeit ausgeübt wird und damit auch kaufmännisch geschulte Mitarbeiter benötigt.
• Wenn grundsätzlich mehr als 5 Mitarbeiter angestellt sind und das Betriebsvermögen 100.000 € übersteigt.

Bei der Registrierung wird dann euer Firmenname, die Anschrift des Firmensitzes, das Tätigkeitsfeld, die Höhe des Stammkapitals, die Namen und Geburtsdaten der Geschäftsführung und Prokuristen, die Rechtsform und der Tag der Eintragung im Handelsregister hinterlegt. Mit Hilfe der Eintragung sollen alle wichtigen Angaben des Unternehmens stets aktuell ersichtlich sein. So wird also nicht nur die Öffentlichkeit informiert, sondern auch Gläubiger geschützt, da potenzielle Geschäftspartner und Kunden die Möglichkeit erhalten sollen, sich im Voraus über die Geschäftslage eines Unternehmens zu informieren. Durch die Eintragung werden also alle rechtserheblichen Tatsachen des Unternehmens dokumentiert. Dies ist ebenso interessant für ausländischen Geschäftspartnern, da der Handelsregistereintrag als Existenzbeweis dient. Im Umkehrschluss lässt sich das Handelsregister auch nutzen, um nach Einträgen potenziellen neuer Geschäftspartner zu suchen. So lassen sich die jeweiligen Informationen der Eigentümer und den Haftungsmodalitäten durch das hinterlegte Stammkapital ablesen. Vorteile eines Eintrages im Handelsregister

Es gibt mehrere Vorteile einer solchen Eintragung, die es sogar attraktiv machen für KGs oder GbRs sich freiwillig einzutragen. Eine solche Freiwillige Eintragung muss dann der Notar veranlassen.

• Einer oder mehrere Prokuristen können eingestellt werden. Ein Prokursit ist eine Person, die von dem Kaufmann mit der Erledigung von Handelsgeschäften betraut werden kann. Dabei vertritt dieser in seiner Tätigkeit natürlich auch stets das Unternehmen. 
• Euer Firmenname ist damit geschützt. Es erfolgt bei der Erfassung stets ein Abgleich, ob der gewünschte Name noch frei ist. So kann keine Doppelbelegung entstehen. Das bedeutet im Umkehrschluss aber auch, dass ihr vor der Unternehmensgründung euren Wunschnamen im Handelsregister überprüfen solltet. Ist der schon vergeben, müsst ihr euch eine Alternative überlegen. Definiert wird dieses Prinzip der Firmenausschließlichkeit im § 30 des Handelsgesetzbuches.
• Grundsätzlich mehr Freiheit bei der Namengebung. Ohne einen Eintrag muss der Firmenname den Namen des Inhabers mit beinhalten. Oftmals ist dies nicht gewünscht und mehr Flexibilität von Nöten, gerade wenn man möglicherweise eine bestimmte Zielgruppe mit dem Firmennamen erreichen möchte.
• Eine Eintragung wirkt grundsätzlich seriös und schafft Vertrauen bei Geschäftspartnern und Kunden. Nur das Vorhandensein des Eintrags suggeriert eine hohe Professionalität und schafft Vertrauen in zukünftigen Geschäftsbeziehungen, da der Handelsregistereintrag mit strengen Regelungen verbunden ist.

Allerdings sollten die Nachteile auch nicht unbenannt bleiben.

• Mit der Eintragung unterliegt das Unternehmen nicht mehr dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) sondern dem Handelsgesetzbuch (HGG), welches strengere Regelungen definiert hat.
• Es herrscht eine Pflicht der doppelten Buchführung. Wenn ihr euch dafür interessiert haben wir hier den Link zu einem weiterführenden Artikel gesetzt.
• Des Weiteren müssen weitere Unternehmensspezifische Daten auf dem Geschäftsbrief und dem Impressum hinterlegt werden (unter anderem die Firmenbezeichnung gemäß § 19 Abs. 1 Nr. 1 HGB, den Firmensitz und das Registergericht).

Ablauf der Eintragung und Änderungswünsche

Sowohl die Ersteintragung als auch Veränderungen der Kerninformationen des Unternehmens betreffen müssen im Handelsregister über einen Notar aktualisiert werden. Nach dem Gründungsprozess errichten die Unternehmen in der Regel ein Geschäftskonto und zahlen das Stammkapital dort ein. Mit dem Bankenbeleg und dem teilweise benötigten Gesellschaftsvertrag kann ein Notar die Eintragung veranlassen. Dieser prüft dann nochmals alle Unterlagen und Formalitäten und übermittelt diese elektronisch an das Registergericht. Ganz konkret benötigt der Notar also die folgenden Unterlagen, bzw. benötigt ebenfalls jedesmal ein Update, wenn sich einer der folgenden Punkte ändert.

• Je nach Rechtsform einen notariell beurkundeter Gesellschaftsvertrag, entweder als Musterprotokoll oder Satzung
• Eine Liste mit den Gesellschaftern
• Beschluss über die Bestellung der Geschäftsführer
• Wenn benötigt, behördliche Genehmigungen
• Einzahlungsbeleg des Stammkapitals bei Geschäftskontoeröffnung

Sollten jene Aspekte nicht mehr aktuell sein, müssen Sie wie gesagt dem Notar mitgeteilt werden, damit dieser die Anpassung im Handelsregister vornehmen kann. Dies kann entstehen, wenn das Tätigkeitsfeld der Firma sich ändert, eine neue Rechtsform notwendig ist, bei der Gesellschafterversammlung ein neuer Geschäftsführer bestellt wurde oder wenn ein Gesellschafter Ein- und Austritt. Dafür entstehen natürlich auch Kosten. Diese variieren je nach Rechtsform. Die Wichtigsten haben wir hier in der Tabelle kurz zusammengefasst.

• GmbH: 150 Euro (nur Bareinlagen), 240 Euro (mit Sacheinlage)
• UG: 150 Euro
• Einzelkaufmann/-frau: 70 Euro
• Aktiengesellschaft: 300 Euro (nur Bareinlagen), 360 Euro (mit Sacheinlage)
• Kommanditgesellschaft: 100 Euro

Final ist der Notar auch für die Löschung wieder verantwortlich. Dies ist zum Beispiel notwendig wenn das vormalige Handelsunternehmen nun freiberuflich tätig ist, der Geschäftsbetrieb aufgegeben wird, der Gesellschaftsvertrag aufgelöst wird oder ein Insolvenzverfahren eingeleitet wurde. Die jeweilige Dauer für die Bearbeitung unterscheidet sich nach dem zuständigem Amtsgericht. Mit Erhalt der Daten werden diese nämlich beim Amtsgericht nochmal auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. So kann die Dauer bis zur realen Veröffentlichung teilweise wenige Tage oder gar Wochen dauern. Hier noch ein Wort der Warnung bzw. ein wichtiger Hinweis: kurz nachdem junge Gründer ja Unternehmen ins Handelsregister eingetragen lassen haben wird ja das Unternehmen in dem jeweiligen Registrierungsportal der Länder veröffentlicht dies nehmen leider einige die dubiose Anbieter zum anders diverse Bescheide bzw. sogar Rechnung den jungen Gründern zukommen zu lassen auch wenn diese zunächst vom mal seriös erscheinen mögen denn sie natürlich trotzdem eine Form der Abzocke da und sollten entsprechend ignoriert bzw. sogar noch besser gemeldet werden der leider steht in diesem bescheiden manchmal eine Aufforderung eine Rechnung zu begleichen mit einer übertrieben hohen Summe zögert daher nicht falls sie sich einschreiben erhaltet es entsprechend beim Verbraucherschutz zu melden.

FAQ – Häufig gestellte Fragen