Kassenbuch richtig führen

Ein Kassenbuch dokumentiert alle Barzahlungsvorgänge eines Unternehmens und hilft dabei den Kassenbestand zu ermitteln. Wann auch immer Geschäftstätigkeiten mit Barzahlungen stattfinden, muss ein Kassenbuch dazu geführt werden. Das einfachste Beispiel ist ein Ladengeschäft, an dem Kunden vor Ort ein Produkt erwerben und bezahlen. Somit fließt Geld bei diesen Transaktionen in die Kasse und es werden die Tageseinnahmen bei Dienstschluss entsprechen rausgenommen und in die Bank eingezahlt. Genau dieser Transfer muss kritisch dokumentiert werden, da das Finanzamt diese Bargeld-Bewegungen sauber aufgeschlüsselt haben möchte.

Rahmenbedingungen bei der Führung eines Kassenbuchs

Der Gesetzgeber hat diverse Anforderungen aufgestellt, die ein Kassenbuch stets erfüllen muss. Diese sind hier in den jeweiligen Verordnungen niedergeschrieben §§140 -148 AO und §238 ff. HGB. Zunächst einmal muss jedes Bargeschäft zeitnah in das Kassenbuch eingetragen werden, damit der tägliche Ein- und Ausgang sicher voneinander abgrenzbar bleibt. Dem Zufolge müssen die Einträge auch in chronologischer Reihenfolge erfolgen, so dass die zeitliche Abfolge weiterhin Bestand hat. Diese Buchungen müssen auch jeweils einzeln (soweit wie möglich) eingetragen werden. Geschäfte die niedrigpreisige Güter in einer großen Stückzahl vertreiben (z.B. Kioske oder Restaurants) sind von dieser Regelung allerdings befreit. Dort genügt ein einmaliger Eintrag des Kassensaldos. Darüber hinaus ist vorgeschrieben, dass eine Revisionssicherheit gegeben sein muss. Das Kassenbuch muss so geführt werden, dass eine rückwirkende Änderung nicht möglich ist. Aus diesem Grund muss das Kassenbuch auch mit einer gesonderten Software erstellt und handschriftlich mit Tinte niedergeschrieben werden Office Anwendungen sind oftmals unzulänglich, da sie zu einfach manipuliert und abgeändert werden können, analog sind Bleistifteintragungen untersagt. Außerdem muss jedem Beitrag auch eine kurze verständliche inhaltliche Beschreibung angehangen werden, aus dem der Zweck des Kaufs hervorgeht und somit für Dritte nachvollziehbar bleibt. So sollten auch Abkürzungen, die möglicherweise Branchenintern sehr typisch sind, sicherheitshalber ausgeschrieben werden. Diese Einträge müssen zudem in deutscher Sprache erfolgen. Sollte das Kassenbuch in einer anderen Sprache gepflegt werden, wird das Finanzamt um eine Übersetzung bitten.

Welches Kassenbuch sollte genutzt werden?

Grundsätzlich gibt es mehrere Anbieter, die ein Kassenbuch aufbereitet haben, mit verschiedenen Vor- und Nachteilen. Eine Vorabauswahl der Möglichkeiten, die alle gesetzliche Vorschriften in den Vordrucken beachtet haben, findet ihr hier:

—-Tabelle der Kassenbücher—-

Ebenso gibt es aber natürlich auch diverse Softwarepakete, die eine digitale Verwaltung ermöglichen. Damit ihr auch hier alle gesetzlichen Rahmenbedingungen einhaltet, empfehlen wir euch diese 3 Softwarelösungen:

• DATEV
• Lexware Kassenbuch
• WISO EÜR & Kasse

Die Kassenbuchführung ist für einige Rechtsformen verpflichtend

Unabhängig von dem Tätigkeitsfeld sind alle Unternehmen dazu aufgerufen ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen, wenn sie einen Eintrag in das Handelsregistereintrag haben, einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb haben und zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Ausgenommen sind daher Freiberufler und auch Unternehmer, die ein Kleingewerbe betreiben. Somit muss ein Gewerbetreibender mit einem Jahresgewinn unter 60.000 Euro oder einen Jahresumsatz unter 600.000 Euro kein Kassenbucht pflegen. Als Freiberufler gilt man beispielsweise dann, wenn das Tätigkeitsfeld durch ein besonderes Maß an geistige und kreative Schöpfung gekennzeichnet ist, wie beispielsweise bei Autoren, Designern aber auch Architekten und ist somit ebenfalls nicht zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet.

Benötigte Informationen und Verfahrensweisen

In einem Kassenbuch werden alle Geschäftstätigkeiten dokumentiert, die mit einer Barzahlung verbunden sind. Für die Dokumentation müssen konkret jeweils die folgenden Informationen hinterlegt sein, die auch jeweils anhand von Belegen nachweisbar bleiben müssen. So sollten alle Geschäftstätigkeiten im Kassenbuch eine eindeutige Kennzeichnung bekommen, z.B. als fortlaufende Rechnungsnummer. Das Datum der Zahlung muss hinterlegt sein und ein beschreibender Buchungstext ist notwendig, der für Dritte nachvollziehbar bleibt (zum Beispiel der Name des gekauften Produktes) Der Betrag in der jeweiligen Währung muss zudem angegeben werden, sowie die Umsatzsteuer als absoluter Betrag und Prozentsatz. Die Belege und das Kassenbuch müssen bei der Steuererklärung dann eingereicht werden.

Häufige Fehlerquellen

Sollte es bei Erstellung zu einem Fehler kommen, kann dieser in der jeweiligen digitalen Software angepasst werden. Dort wird dann die Änderung als solche mitgespeichert. Genau jene Änderung muss auch bei einer handschriftlichen Korrektur im Kassenbuch nachvollziehbar bleiben. Das heißt der fehlerhafte Eintrag muss als solcher markiert werden, allerdings weiterhin lesbar sein. Der Neueintrag muss dann eindeutig auf den markierten Fehleintrag verweisen. Fehler entstehen meistens bei der privaten Entnahme der Bareinnahmen aus der Kasse. Dies ist rein rechtlich zwar möglich, muss aber diszipliniert dokumentiert werden und sollte aus Buchhaltungsgründen und der Fehlerhäufigkeit weitestgehend vermieden werden. Eine weitere Fehlerquelle ist die Zusammenlegung der EC-Kartenumsätze. Im Alltag werden diese meist mit den Tageseinnahmen zusammengefasst und ebenfalls im Kassenbuch zunächst aufgezeichnet. Sie müssen allerdings, gerade weil sie eben keine Barzahlungen sind, später als Ausgabe wieder ausgetragen werden und in einem Geldtransitkonto als durchlaufender Posten ausgebucht werden. Anschließend müssen eben jene EC-Kartenzahlungen in einem weiteren Nebenbuch zum Kassenbuch erfasst werden, zumindest ist dies die aktuelle rechtliche Grundlage.

Nach einem Geschäftstag erfolgt ein Kassensturz, bei dem die Bareinnahmen in der Kasse gezählt werden. So umfasst der Barbestand in der Kasse sowohl die Tageseinnahmen, das Wechselgeld und die Handkassen von Kellnern. Um nun die realen Einnahmen zu ermitteln muss eben von jener Summe nochmals die Entnahmen und der Kassenanfangsbestand subtrahiert werden, als Endbetrag bleiben die Einnahmen.