Mit sevDesk zur übersichtlichen Online-Buchhaltung

Was wäre wenn…

…Du einen ziemlich guten Partner in Sachen Buchhaltung an Deiner Seite hättest?

Und das von Anfang an.

sevDesk ist ein Programm, das Dir dabei hilft, die Übersicht zu behalten und alle relevanten Finanzdaten Deines Unternehmens digital zu organisieren.

Und nicht nur das. In diesem Programm kannst Du auch deine Angebote, Rechnungen und Kundendaten übersichtlich zusammenfassen und hast so immer die Übersicht, wie es um Dein Unternehmen steht.

Bei sevDesk anmelden

Doch zu allererst: wie kommst Du überhaupt zu diesem Programm?

Gehe auf sevdesk.de, klicke oben rechts auf „kostenlos testen“, gib Deine Mail Adresse ein und schon kann es losgehen.

Im ersten Schritt bestätigst Du Deine Mail Adresse, vergibst ein Passwort und fügst Deinen Firmennamen und andere wichtige Informationen ein. Beachte, dass Deine Angaben korrekt sind, da sie später auch in Deinen Angeboten und Rechnungen zu finden sind. Sollte Dir doch ein Fehler unterlaufen sein, kannst Du Deine Angaben zu einem späteren Zeitpunkt auch noch einmal in den Einstellungen ändern.

Ist das erledigt, gelangst Du auf das angenehm übersichtliche Dashboard von sevDesk.

Die Kommandozentrale

Hier findest Du eine gute Übersicht über Deine Einnahmen, Verluste, ausstehende Rechnungen und monatliche Auswertungen. Ein besonderes Feature ist die automatische Prognose, wieviel Steuern Du voraussichtlich zahlen musst. Auch diese Angabe findest Du unten im Dashboard.

Deine Auswertungen zu Einnahmen, Ausgaben, Aufträgen etcetera pp kannst Du übrigens nach Zeitraum filtern.

Du siehst, die Navigation ist super easy.

Ein weiterer Riesenvorteil von sevDesk ist, dass Du jederzeit Hilfe bei bestimmten Themen bekommst. Dafür hast Du ganz oben auf Deinem Dashboard eine große Hilfe Rubrik und sogar einen direkten Draht zum Support.

Hol Dir die Aufträge!

Der Ablauf ist bei SevDesk extrem übersichtlich gestaltet. Es gibt quasi einen roten Faden, wie Du vom Anfang bis zum Geld auf Deinem Konto kommst.

Um ein Angebot zu erstellen, pflegst Du zuerst den Kontakt in Dein Angebot ein. Diesen kannst Du künftig bei Angeboten immer auch als Vorlage auswählen. Um einen Kontakt anzulegen, kannst Du auch einfach links in der Leiste auf „Kontakte“ klicken. Hier gibst Du alle Daten ein und speicherst sie.

Ist das erledigt, erstellst Du Dein Angebot mit allen Unterpunkten. Auch Dein Angebot kannst Du speichern und später als Master-Vorlage schneller in neue Angebote einfügen.

Außerdem hast Du die Möglichkeit mehrere Angebotslayouts zu erstellen. Das Passende wählst Du rechts im Drop Down Menü aus.

Nun wählst Du noch den Steuersatz und ob Deine Leistungen in Brutto oder Netto berechnet wurde und fertig ist Dein Angebot. Nun kannst Du es speichern oder direkt per Mail versenden. Ein besonderes Feature von sevDesk ist auch der direkte Versand per Post.

Wenn Du eine Übersicht über alle Deine Angebote benötigst, schaust Du am besten einfach under Aufträge nach. Hier findest Du alle Angebote, die Du gemacht hast.

Ca$ching

Ist der Auftrag abgeschlossen, kannst Du eine neue Rechnung anlegen. Hilfreich ist hier die Funktion der wiederkehrenden Rechnung. Diese kannst Du entsprechend markieren und automatisiert versenden.

Aber wie erstellst Du eine Rechnung? Nun, im Prinzip genauso, wie ein Angebot. Du wählst den Kontakt, die Produkte, passt gegebenenfalls den Text an, markierst das Lieferdatum, wählst das Zahlungsziel und versendest Deine Rechnung direkt aus dem System per Post oder Mail.

Die Belegverwaltung

Im Bereich „Belege“ findest Du den Einstieg in Deine Buchhaltung. Hier kannst Du Ausgaben erfassen, kategorisieren und auswerten. So ist die Umsatzsteuervoranmeldung mit wenigen Klicks easy möglich.

Wenn Du einen Beleg erfasst, werden viele Felder dank Texterkennung bereits automatisch ausgefüllt.

Du wählst noch die Kategorie der Ausgaben und kannst ggf. Anpassungen vornehmen. Ist alles so, wie Du es möchtest, stellst Du den Beleg fertig und er wird automatisch in die Cloud hochgeladen. So kannst Du von überall auf der Welt schnell auf Deine Buchhaltung zugreifen.

Nutze dazu auch die sevScan App. Mit ihr kannst Du auch Kassenzettel via Foto ganz leicht in Deine Belege aufnehmen.

Dank der Angaben siehst Du, welche Belege schon bezahlt sind und wo Du noch handeln musst.

Das ist natürlich auch super für Deine Liquiditätsplanung. Und wenn Du zusätzlich Dein Bankkonto verknüpfst, kann sevDesk automatisch Belege mit Deinen Buchungen abgleichen und sie für Deine Buchhaltung verknüpfen. 

So hast Du wieder einen Punkt weniger, um den Du Dich kümmern musst.

Aber natürlich kannst Du auch an dieser Stelle manuell korrigieren, wenn es nötig ist.

Ein neues Bankkonto fügst Du übrigens über den Menüpunkt „Zahlungen“ ein. Einfach ein Konto (oder Paypal-Account) anlegen und verknüpfen.

Grundsätzlich kannst Du mehrere Konten integrieren und dein komplettes Online Banking direkt aus der sevDesk App abwickeln. Du Musst Dich also nicht mehr in jedem Konto einzeln anmelden.

Wenn Du gezielt nach einem Beleg suchst, findest Du ihn unter „Dokumente“ Hier kannst Du Belege nach Kunden sortieren und Deine eigene Ordnerstruktur erstellen.

Und weil wir das ja alles nicht zum Spaß machen…

… findest Du unter „Auswertungen“ alle Berichte, die Du als Datev kompatible Formate exportieren und Deinem Steuerberater zusenden kannst.

Zu guter Letzt

Zwei weitere Features sollten bei sevDesk nicht unbeachtet bleiben. Zum einen hast Du bei dem Tab „Aufgaben“ die Möglichkeit Erinnerungen zu setzen die Dich daran erinnern die Daten zur richtigen Zeit auch zu übermitteln.

Zum anderen kannst Du unter dem Menüpunkt „Inventar“ sogar Deine Warenwirtschaft anbinden um auch hier die volle Übersicht zu behalten.

Es ist also einiges möglich mit dem Programm von sevDesk. Um Dir selbst eine Übersicht zu verschaffen, nutze doch einfach das Kennenlernangebot. Das lohnt sich in jedem Fall.