Doppelte Buchführung erklärt

In diesem Artikel geben wir einen Überblick zur doppelten Buchführung. Dabei erläutern wir insbesondere den Ablauf und die Kontenarten. Das Ziel ist es, euch einen kompakten guten Überblick über die doppelte Buchführung zu geben.

Definition der doppelten Buchführung

Hierbei handelt es sich um ein Verfahren, bei dem jeglicher Geschäftsvorfall auf zwei verschiedenen Buchungskonten erfasst wird. Dies ist natürlich ein erhöhter bürokratischer Aufwand im Vergleich zur einfachen Buchführung, allerdings können so Unregelmäßigkeiten und Widersprüche schneller erkannt werden.

Allgemeiner Ablauf

Bei der einfachen Buchführung genügt es, wenn alle Geschäftsvorfälle in chronologische Reihenfolge in einem Kassenbuch aufgeführt werden. Dies können Einnahmen sein (durch den Verkauf eines Produktes) aber auch Ausgaben, wenn neue Maschinen oder Büromöbel angeschafft wurden. Am Ende des Jahres ergibt sich dann daraus eine Bilanz wieviel Umsatz bzw. Gewinn ein Unternehmen durch die entsprechenden Aufaddierung gemacht hat. Bei der doppelten Buchführung hingegen wird ein Geschäftsvorfall auf zwei verschiedene Konten eingetragen. Jedes Konto ist in die zwei Bereiche “Soll” und “Haben” eingeteilt. Dies sind 2 festgeschriebene Bezeichnungen, die je nach Kontoart unterschiedliche Bedeutungen haben. Hierzu zunächst 3 einfache Beispiele:

1. Angenommen Sie wollen für ihr Ladengeschäft einen neuen Schrank für 100 Euro erwerben und kaufen diesen per Überweisung, dann sind 2 Konten betroffen: a.) Bankkonto und b.) Konto für die Geschäftsausstattung. Auf dem Bankkonto werden nun jene 100 Euro auf der “Haben” Seite verbucht, da das Geld ausgegeben bzw. abgeführt wurde. Gleichzeitig kann mit Erhalt des Schranks in Höhe von 100 Euro ein neuer Vermögensgegenstand auf der “Soll” Seite im Konto der Geschäftsausstattung vermerkt werden. Somit wurde jener Geschäftsvorgang doppelt verbucht und “Soll” und “Haben” sind entsprechend in Balance.
2. Angenommen Sie besitzen ein Ladengeschäft und wollen vor Eröffnung nochmal die Kasse mit 200 Euro auffüllen, damit sie Wechselgeld griffbereit haben. Dafür heben Sie Bargeld vom Bankkonto ab und legen es in die Kasse. Dann sind ebenfalls wieder 2 Konten betroffen: a.) das Bankkonto und b.) die Kasse. Auf der “Haben” Seite des Bankkontos werden dann die 200 Euro vermerkt und auf der “Soll” Seite der Kasse entsprechend aufgeführt. Erneut halten sich “Soll” und “Haben” die Balance.
3. Wenn Sie nun in ihrem Ladengeschäft ein Produkt verkaufen in Höhe von 50 Euro, kann auch dieser Vorgang wieder doppelt verbucht werden, durch die beiden Konten a.) Kasse und b.) Warenbestand. Somit werden auf der “Haben” Seite des Warenbestandes die 50 Euro eingetragen, da das Produkt ja verkauft wurde und gleichzeitig gilt es den Gegenwert auf der “Soll” Seite an der Kasse zu vermerken, da der Kunde die 50 Euro ja durch den Kauf eingezahlt hat.

Die verschiedenen Kontenarten

Alle Konten lassen sich in 4 Unterkategorien einteilen, bei denen jeweils „Soll“ und „Haben“ entweder finanzielle Zugänge oder auch Abgänge bedeuten.

Bei den Bestandskonten handelt es sich um den Bestand von einer Sache, die einen konkreten Vermögenswert hat oder eine Verbindlichkeit widerspiegelt. Diese Bestandskonten lassen sich nochmals in aktive und passive Konten einteilen. Aktive Konten verwalten z.B. Bargeld, aber auch Maschinen und Produkte die gelagert wurden. Wenn dort ein Geschäftsprozess auf der “Soll” Seite verzeichnet wurde, bedeutet dies, dass der Vermögenswert z.B. das Bargeld gestiegen ist. Wenn auf der “Haben” Seite ein Eintrag erfolgte, wurde also Bargeld entnommen oder Maschinen wurden verkauft. Die Passiv-Seite bei Bestandskonten hingegen spiegelt unterschiedliche Verbindlichkeiten wieder z.B. Kredite oder Rückstellungen, die noch erfüllt werden müssen. Sollte ein neuer Kredit aufgenommen werden, würde diese Erhöhung auf der “Haben” Seite eines solchen Kreditkontos verbucht werden. Gleichzeitig wird das aufgenommene Geld dann auf der aktiven “Soll” Seite bei dem Bankkonto verbucht werden. Andersherum würde die Rückzahlung später dann bei “Haben” auf dem Bankkonto vermerkt werden und dann bei den Kreditkonten in die „Soll“ Seite eingetragen werden. Demgegenüber stehen die Erfolgskonten. Hier werden keine Vermögensgegenstände abgebildet, sondern Aufwendungen. Gerade bei Dienstleistungen muss der Personalaufwand irgendwo verbucht werden, da streng genommen eine Beratungsleistung aus dem nichts, nur durch das Wissen des Angestellten entstand. Auch die Erfolgskonten sind nochmals zweigeteilt in Ertragskonten und Aufwandskonten. Bei den Ertragskonten handelt es sich um eine Wertveränderung eines Vermögensgegenstandes z.B. durch Umsatzerlöse oder Provisionserträge. Parallel dazu sind die Aufwendungen gegen zu rechnen, wie Löhne, Mieten und Materialverbrauch. Wenn also ein Anwalt eine Beratung durchführt ist seine Zeit in einem Aufwandskonto vermerkt und wird auf der „Soll“ Seite beispielsweise mit 300 Euro verbucht. Genau jene 300 Euro erscheinen dann auf der „Haben“ Seite als Umsatzerlös. Aus dieser Logik heraus erkennt man schon, dass bei Aufwandskonten nichts auf der „Haben“ Seite eingetragen werden kann, denn der Anwalt kann ja nur Arbeiten und einen Aufwand haben. Im Umkehrschluss kann auch kein Umsatzerlös eine Eintragung auf der „Soll“ Seite bekommen. Dies ist eine gewisse Besonderheit bei allen Erfolgskonten.

Praktische Umsetzung

Zunächst einmal betrifft die Pflicht der doppelten Buchführung alle Kapitalgesellschaften (also GmbH, UG, AF), alle Personengesellschaften (oHG, KG,) und eingetragene Kaufleute. Außerdem ist sie noch verpflichtend für Einzelunternehmer die einen Jahresumsatz von 600.000 Euro überschreiten. Die einfache Buchführung gilt somit nur bei einer GbR, Freiberufler und Einzelunternehmer, die den entsprechenden Jahresumsatz nicht überschreiten. Bei der Umsetzung werden zunächst in der Buchhaltung des Unternehmens alle benötigten Konten aufgelistet und den jeweiligen 4 Kontoarten zugeordnet. So muss jedem Konto eine Ziffer und einer Kurze Erläuterung bekommen, damit auch ein externer Gutachter jene Aufteilung nachvollziehen kann. Durch diese differenzierte Auswertungsmöglichkeiten ist das Unternehmen jederzeit in der Lage den Stand des Vermögens nachzuvollziehen. Dies ist in der einfachen Buchführung so nicht möglich, bei der beispielsweise Einnahmen eben nicht mit dem Warenbestand stets gegengerechnet werden. Der große Nachteil liegt allerdings in der hohen Komplexität. Trotz vieler Buchhaltungsprogramme empfiehlt es sich in jedem Fall externe Hilfe bzw. Steuerberater zu Hilfe zu ziehen. Fehlbuchungen würden nämlich langfristig zu steuerlichen Nachteilen führen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen