Der Jahresabschluss – so machst du ihn richtig

Was ist ein Jahresabschluss?

Ein Jahresabschluss ist eine Aufzeichnung über den finanziellen Ist-Zustand eines Unternehmens. Er ist ein Zahlen- und Wortbericht über das abgelaufene Geschäftsjahr.

Jahresabschlüsse können genutzt werden, um Entscheidungen über Investitionen, Kreditvergabe und andere finanzielle Aktivitäten zu treffen. Sie können auch verwendet werden, um die Leistung im Laufe der Zeit zu messen oder die Leistung verschiedener Unternehmen zu vergleichen.

Der Jahresabschluss lässt sich in drei Hauptbestandteile gliedern. Die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und die Kapitalflussrechnung.

Grundsätzlich ist jeder Unternehmer zum Jahresabschluss des kaufmännischen Geschäftsjahres verpflichtet, sofern eine Pflicht zur doppelten Buchführung vorliegt. 

Kleine Unternehmen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen als Jahresabschluss nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Dieser ist die Grundlage für zukünftige Planungen und Entscheidungen im Unternehmen, Außenstehende können über den Jahresabschluss Einsicht in die finanzielle Lage des Unternehmens nehmen. Der Jahresabschluss ist auch die Grundlage der Besteuerung des Unternehmens.

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Grundsätzlich müssen alle Kaufleute und Unternehmen, die der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegen, am Ende eines Geschäftsjahres einen Jahresabschluss erstellen. Dazu zählen:

• Personengesellschaften (GbR, OHG, KG)
• Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, UG)
• Kapitalgesellschaft & Co. (AG & Co. KG, GmbH & Co. KG, UG & Co. KG)

Wer ist von einem Jahresabschluss befreit?

Freiberufler und Kleingewerbetreibende müssen keinen Jahresabschluss im Sinne des HGB erstellen. Sie sind lediglich zur einfachen Buchführung in Form der Einnahmen-Überschuss-Rechnung verpflichtet.

Für Einzelkaufleute gilt die Umsatzgrenze:

Wenn Einzelkaufleute an den Abschluss-Stichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 € Umsatzerlös und 60.000 € Jahresüberschuss erwirtschaftet haben, müssen sie nicht bilanzieren – also auch keinen Jahresabschluss erstellen.

Wer erstellt den Jahresabschluss?

Unternehmen, die zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet sind, lassen diesen meist durch die innerbetriebliche Buchhaltung dokumentieren. Sollten keine Buchhaltungsmitarbeiter zum Betrieb gehören, werden die entsprechenden Arbeitsschritte in der Regel an einen Steuerberater übergeben.

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Papiererklärungen nimmt das Finanzamt grundsätzlich nicht mehr entgegen – für Kleinstunternehmer ohne PC, Internetanschluss und ohne Steuerberater gibt es jedoch eine Härtefallregelung.

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Bestandteile eines Jahresabschlusses

Um gewährleisten zu können, dass der Jahresabschluss unter anderem aufzeigen kann, in welcher wirtschaftlichen Situation sich dein Unternehmen befindet, musst du auf eine entsprechend ausführliche Dokumentation setzen. Ob diese besonders umfangreich ausfällt oder lediglich auf diverse Hauptpunkte eingeht, ist unter anderem von…

• der jeweiligen Unternehmensform
• den geltenden rechtlichen Vorschriften

abhängig zu machen.

So wird von Selbstständigen mit Kleingewerbe bzw. Freiberuflern in der Regel eine EÜR erstellt.

Kapitalmarktorientierte Unternehmen bzw. Konzerne finden ihre entsprechend geltenden Vorschriften jedoch in den IFRS-Richtlinien. Mittelständischen Unternehmen ist es jedoch freigestellt, ob sie nach HGB oder nach IFRS dokumentieren möchten. 

Wer sich für die IFRS Lösung entscheidet, fügt seinem Jahresabschluss die folgenden Bestandteile bei…:

• Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang (hier gelten im Zusammenhang mit Einzel- und Konzernabschlüssen dieselben Regelungen, die auch im HGB verankert sind.)
• Lagebericht (muss aller Voraussicht nach in Zukunft auch im Zusammenhang mit Einzel- und Konzernabschlüssen abgegeben werden.)
• Eigenkapitalveränderungsrechnung
• Kapitalflussrechnung
• Segmentberichterstattung (gilt nur im Zusammenhang mit Einzel- und Konzernjahresabschlüssen und für kapitalmarktorientierte Unternehmen)

Bis wann und wo muss man den Jahresabschluss einreichen?

Bis wann müssen Unternehmen den Jahresabschluss einreichen?

Als Faustregel gilt, dass die Frist, die im Zusammenhang mit der Erstellung eines Jahresabschlusses eingehalten werden muss, der Frist der Abgabe der Steuererklärung entspricht.

Als Stichtag für die Angaben zum abgelaufenen Jahr gilt hier jeweils der 31. Juli des jeweils aktuellen Jahres.

Hierbei ist es jedoch auch möglich, eine Fristverlängerung zu beantragen und sich so ein wenig mehr Zeit einzuräumen. Diese gilt übrigens auch dann, wenn die entsprechenden Erklärungen durch einen Steuerberater erstellt werden.

Im Folgenden haben wir Ihnen die wichtigsten Fristen für den Jahresabschluss nach Unternehmensgröße zusammengestellt:

• Kleine und kleinste GmbHs, GmbH & Co. KGs, Aktiengesellschaften und andere haftungsbeschränkte Gesellschaften innerhalb der ersten 3 Monate des laufenden Geschäftsjahres für das vergangene Geschäftsjahr.
• Große und mittelgroße GmbHs, GmbH & Co. KGs, Aktiengesellschaften und andere haftungsbeschränkte Gesellschaften innerhalb der ersten 6 Monate.
• Eingetragene Genossenschaften innerhalb der ersten 5 Monate.

Wo reiche ich den Jahresabschluss ein?

Der Adressat für den Jahresabschluss ist das jeweils zuständige Finanzamt. Die Übermittlung der Daten erfolgt ausschließlich auf elektronischem Wege.

Jahresabschluss erstellen – Die Schritte

Vorbereitungen

Schritt 1: Dokumente und Unterlagen zusammenstellen

Es kann viel Zeit in Anspruch nehmen, alle Dokumente vollständig zusammenzutragen. Beispielsweise sind sämtliche Handelsregisterauszüge, Gesellschaftsverträge sowie Rechnungen, Miet- und Pachtverträge erforderlich. Auch Quittungen, bspw. über Spenden, fallen hierunter.

Schritt 2: Inventur der Firma

In diesem Schritt ermittelst du das Gesamtinventar des Unternehmens, inklusive sämtlicher Vermögensbestandteile und Schulden, um sie in einem Bestandsverzeichnis zu erfassen.

Schritt 3: Verträge zusammenstellen

Eine weitere wesentliche Grundlage für den Jahresabschluss sind Verträge jeglicher Art. Insbesondere Versicherungs- und Kreditverträge sind hierbei von Relevanz.

Schritt 4: Buchhaltung und Belege erfassen

Sämtliche Belege der Buchhaltung sind im Vorfeld zu erfassen und zu sortieren sowie korrekt und nachvollziehbar nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) zu verwalten. Belege über alle Geschäftsvorfälle wie Einnahmen und Ausgaben müssen hier berücksichtigt werden. Gegebenenfalls sind rechtzeitig Rechnungskorrekturen zu verlangen. 

Schritt 5: Abschreibungen ermitteln

Wertminderungen sind als Abschreibungen zu ermitteln und zu buchen. Sie mindern das Anlagevermögen des Unternehmens. Jedes Jahr verlieren z. B. Maschinenparks, Firmengebäude, Fahrzeuge und andere Bestandteile des Betriebsvermögens an Wert.

Schritt 6: Forderungen prüfen und erfassen

Dabei sind auch zu erwartende Forderungsausfälle zu berücksichtigen. Offene Forderungen werden hier auf ihre Bonität geprüft. Im Falle des Risikos eines Zahlungsausfalls sind solche Fälle als Einzelwertberichtigung zu buchen.

Schritt 7: Rückstellungen buchen

Unternehmen bilden Rückstellungen für Aufwendungen, die zum Zeitpunkt der Buchung nach ihrer Höhe und ihrem Fälligkeitszeitpunkt noch nicht bekannt sind. Rückstellungen dienen einer periodengerechten Verbuchung bestimmter Ausgaben in der Buchungsperiode, in der sie entstehen (auch, wenn die Zahlung als solche erst später erfolgt). Dazu zählen beispielsweise Garantien und Steuern, aber auch drohende Verluste.

Schritt 8: Fahrtenbuch überprüfen 

Auch das Fahrtenbuch muss geprüft werden. Es sollte stets vollständig und aktuell sein, was insbesondere bei Betriebsprüfungen relevant ist.

Sobald alle Abschlussvorarbeiten getätigt sind, werden alle Angaben digital an das zugehörige Finanzamt geschickt und dann kann der Jahresabschluss erstellt werden. Auch hierfür sind mehrere Schritte notwendig.

Erstellung des Jahresabschlusses

Schritt 1: Abschluss von Unter- und Hauptkonten

Zuerst müssen alle Unterkonten und Hauptkonten abgeschlossen werden. Der Übersichtlichkeit halber werden alle Geschäftsvorfälle des Unternehmens bei der Buchhaltung in verschiedene Unterkonten gebucht. Beim Jahresabschluss werden die Unterkonten wieder im zugehörigen Hauptkonto zusammengeführt. Dort werden die Salden der Konten gezogen und in die Bilanz übertragen.

‍Schritt 2: Erstellung einer Abschlussübersicht

Anschließend wird eine Abschlussübersicht erstellt. Hier sind alle Anfangs- und Endbestände übersichtlich aufgelistet und nach Bestands- und Erfolgskonten gegliedert. Neben der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung fordert das Finanzamt häufig diesen Abschlussbericht ein.

‍Schritt 3: Feststellung des Jahresabschlusses

Zum Schluss muss der Jahresabschluss „festgestellt“ werden. Hierbei handelt es sich um einen formalen Akt, der je nach Unternehmensform vom Gesellschafter, vom Aufsichtsrat oder einem anderen gesellschaftlichen Vertreter vollzogen wird.

Feststellung des Jahresabschlusses

Der Jahresabschluss ist mit der Billigung durch den Aufsichtsrat festgestellt. Vorstand und Aufsichtsrat können jedoch beschließen, den Jahresabschluss durch die Hauptversammlung feststellen zu lassen. Die Beschlüsse von Vorstand und Aufsichtsrat müssen in den Bericht des Aufsichtsrates an die Hauptversammlung aufgenommen werden.

Bevor ein Jahresabschluss festgestellt werden kann, muss die Jahresabschlussprüfung geschehen.

Jahresabschlussprüfung

Einige Unternehmen sind dazu verpflichtet, ihren Jahresabschluss vor der Veröffentlichung von einem Wirtschaftsprüfer prüfen zu lassen. Das Ergebnis wird in einem Prüfungsbericht dokumentiert. Bei erfolgreicher Jahresabschlussprüfung wird ein Bestätigungsvermerk erteilt.

Für welche Unternehmen ist die Jahresabschlussprüfung Pflicht und wer prüft?

Bei großen und mittelgroßen GmbHs, GmbH & Co. KGs, Aktiengesellschaften und anderen haftungsbeschränkten Gesellschaften muss der Jahresabschluss nach der Aufstellung durch einen Wirtschaftsprüfer geprüft werden. Nur ein geprüfter Abschluss darf festgestellt werden.

Dem Abschlussprüfer muss vor der Aufnahme seiner Arbeit von Unternehmensseite aus eine Vollständigkeitserklärung übergeben werden. Diese stellt die Zusicherung der gesetzlichen Vertreter des geprüften Unternehmens über die Vollständigkeit der erteilten Aufklärungen und Nachweise dar. Somit wird sichergestellt, dass 

• dem Abschlussprüfer alle relevanten Informationen zur Verfügung gestellt worden, 
• alle Geschäftsvorfälle erfasst 
• und vor allem im Abschluss wiedergegeben sind.

Für die Abschlüsse von kleinen oder kleinsten Gesellschaften sowie von Gesellschaften, bei denen eine natürliche Person als Gesellschafter unbeschränkt mit ihrem Privatvermögen haftet, ist kein Abschlussprüfer erforderlich.

Veröffentlichung

Bestimmte Unternehmen haben eine Verpflichtung zur Offenlegung (= Veröffentlichung) ihres Jahresabschlusses. Diese erfolgt im Bundesanzeiger. Damit haben Außenstehende die Möglichkeit, den Abschlussbericht einzusehen und so einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen des Unternehmens zu erhalten.

Wer muss den Jahresabschluss veröffentlichen?

Folgende Betriebsformen sind zu einer Veröffentlichung im elektronischen Unternehmensregister verpflichtet:

• Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, KGaA)
• Eingetragene Genossenschaften
• Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter (z. B. GmbH & Co. KG)
• Große Personenhandelsgesellschaften, Einzelkaufleute, wirtschaftliche Vereine, öffentlich-rechtliche Rechtsträger als Kaufleute
• Banken
• Versicherungsunternehmen
• Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften

Umfang der Offenlegungspflicht

Nicht alle offenlegungspflichtigen Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss in gleichem Umfang veröffentlichen. Entscheidend ist hier die Betriebsgröße. Um einen Überblick zu bekommen, haben wir hier für dich eine kleine Tabelle:

Häufig gestellte Fragen